Công ty đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) muộn không chỉ phải hoàn thành số tiền còn thiếu. Tùy hành vi, người sử dụng lao động còn phải nộp khoản tính theo số ngày chậm đóng và có thể bị xử phạt hành chính. Vậy công ty chậm đóng BHXH bị phạt thế nào trong năm 2026? Trường hợp nào được xem là chậm đóng? Khi nào cần phân biệt với trốn đóng BHXH? Dưới đây là những quy định HR, doanh nghiệp và người lao động cần lưu ý.
Công ty chậm đóng BHXH bị phạt thế nào năm 2026?
Theo Điều 40 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, khi có hành vi chậm đóng BHXH bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), người sử dụng lao động phải đóng đủ số tiền chậm đóng và nộp thêm 0,03%/ngày tính trên số tiền, số ngày chậm đóng. Doanh nghiệp còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính và không được xem xét trao tặng danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng.
Có thể tóm tắt công ty chậm đóng BHXH bị phạt thế nào như sau:
| Hậu quả | Nội dung |
| Số tiền còn thiếu | Phải đóng đủ số tiền chậm đóng |
| Khoản phải nộp thêm | 0,03%/ngày tính trên số tiền và số ngày chậm đóng |
| Xử phạt hành chính | Có thể bị xử phạt theo quy định hiện hành |
| Thi đua, khen thưởng | Không được xem xét theo quy định |
Như vậy, cần phân biệt tiền chậm đóng BHXH với tiền phạt vi phạm hành chính. Đây là hai vấn đề pháp lý khác nhau.
Mức phạt hành chính khi công ty chậm đóng BHXH
Theo khoản 5 Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi chậm đóng BHXH bắt buộc, BHTN thuộc nhóm hành vi có mức phạt từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng BHXH bắt buộc, BHTN tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính, với giới hạn mức phạt được quy định tại điều khoản này.
Tuy nhiên, khi xác định doanh nghiệp chậm đóng BHXH bị phạt bao nhiêu, cần đọc cùng Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Theo nguyên tắc tại Điều 6, mức phạt quy định tại Nghị định về cơ bản là mức áp dụng đối với cá nhân, trừ những trường hợp được liệt kê riêng; mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân. Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam thuộc nhóm tổ chức áp dụng nguyên tắc này.
Vì vậy, không nên chỉ nhìn mức trần 75 triệu đồng tại khoản 5 Điều 39 rồi mặc định đây luôn là mức phạt tối đa dành cho một công ty. Khi xác định mức phạt chậm đóng BHXH cụ thể, cần đồng thời xem chủ thể vi phạm, hành vi và quy định về mức phạt đối với tổ chức.
Ngoài xử phạt, Điều 40 Luật BHXH 2024 còn thiết lập nghĩa vụ đóng đủ tiền chậm đóng và khoản 0,03%/ngày.
Thế nào được xem là công ty chậm đóng BHXH?
Muốn biết công ty chậm đóng BHXH bị phạt thế nào, trước hết phải xác định đúng hành vi có thuộc “chậm đóng” hay không.
Điều 38 Luật BHXH 2024 quy định các trường hợp chậm đóng BHXH bắt buộc, BHTN. Có thể hiểu theo các tình huống thường gặp tại doanh nghiệp như sau.
Đã đăng ký nhưng đóng BHXH sau thời hạn
Đây là trường hợp khá dễ nhận biết.
Công ty đã đăng ký tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động nhưng sau thời hạn đóng chậm nhất vẫn:
- Chưa đóng số tiền phải đóng
- Hoặc chưa đóng đầy đủ số tiền theo hồ sơ đã đăng ký
Trường hợp này có thể thuộc chậm đóng bảo hiểm xã hội, trừ trường hợp hành vi đáp ứng điều kiện để được xác định là trốn đóng theo quy định.
Với phương thức đóng hằng tháng, Luật BHXH 2024 quy định thời hạn đóng chậm nhất của người sử dụng lao động là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo.
Chậm đăng ký tham gia BHXH cho người lao động
Chậm đóng không chỉ phát sinh khi công ty đã đăng ký nhưng chưa chuyển tiền.
Người sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai và nộp hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động thuộc đối tượng tham gia trong thời hạn luật định.
Điều 38 Luật BHXH 2024 còn đề cập trường hợp không đăng ký hoặc đăng ký không đầy đủ số người phải tham gia trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn đăng ký.
Do đó, HR bỏ sót một nhân viên mới không nên mặc định xem đó chỉ là lỗi thủ tục. Cần kiểm tra thời điểm người lao động thuộc diện tham gia, thời hạn đăng ký và khoảng thời gian thực tế chưa đăng ký.
Các trường hợp khác được xác định là chậm đóng
Pháp luật còn có cơ chế phân định một số trường hợp giữa chậm đóng BHXH và trốn đóng BHXH.
Nghị định 274/2025/NĐ-CP hướng dẫn cụ thể những trường hợp có lý do khách quan không bị coi là trốn đóng. Khi đó, việc xác định số tiền và số ngày chậm đóng được thực hiện theo quy định tương ứng.
Điều quan trọng là không kết luận chỉ dựa trên việc “công ty đang nợ BHXH”. Cần xác định:
Hành vi thực tế → thời hạn → nguyên nhân → điều kiện pháp luật → loại vi phạm
Chậm đóng BHXH và trốn đóng BHXH khác nhau thế nào?
Hai khái niệm này có liên quan nhưng không đồng nhất.
| Tiêu chí | Chậm đóng BHXH | Trốn đóng BHXH |
| Căn cứ chính | Điều 38 Luật BHXH 2024 | Điều 39 Luật BHXH 2024 |
| Bản chất | Không hoàn thành nghĩa vụ đúng thời hạn trong các trường hợp luật quy định | Hành vi đáp ứng các dấu hiệu trốn đóng theo luật |
| Xử lý chính | Điều 40 | Điều 41 |
| Khoản tính theo ngày | 0,03%/ngày | 0,03%/ngày |
| Chế tài | Có thể bị xử phạt hành chính | Có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định |
Việc phân biệt rất quan trọng khi tìm hiểu công ty chậm đóng BHXH bị phạt thế nào, bởi hậu quả pháp lý của hai nhóm hành vi không hoàn toàn giống nhau.
Chậm bao lâu thì có thể chuyển thành trốn đóng?
Không nên hiểu rằng cứ công ty nợ BHXH đến một con số ngày cố định là tự động trở thành trốn đóng.
Điều 38 và Điều 39 Luật BHXH 2024 xây dựng tiêu chí dựa trên từng loại hành vi và thời hạn tương ứng. Nghị định 274/2025/NĐ-CP còn quy định những trường hợp có lý do khách quan không bị coi là trốn đóng.
Do đó, khi doanh nghiệp chậm đăng ký người lao động, đóng thiếu người hoặc có vấn đề về mức làm căn cứ đóng, cần đối chiếu đúng trường hợp pháp luật quy định thay vì chỉ đếm số ngày.
Nội dung chuyên sâu về trốn đóng BHXH là gì và bị xử lý thế nào nên được xem xét riêng vì đây là một nhóm hành vi pháp lý khác.
Tiền chậm đóng BHXH 0,03%/ngày được tính thế nào?
Ngoài câu hỏi chậm đóng BHXH bị phạt bao nhiêu, doanh nghiệp thường quan tâm khoản tiền phát sinh do đóng muộn.
Điều 40 Luật BHXH 2024 quy định người sử dụng lao động phải nộp khoản bằng 0,03%/ngày, tính trên số tiền BHXH, BHTN chậm đóng và số ngày chậm đóng.
Công thức tính
Có thể hình dung theo công thức:
Khoản phải nộp thêm = Số tiền chậm đóng × 0,03% × Số ngày chậm đóng
Nghị định 274/2025/NĐ-CP quy định hằng tháng cơ quan BHXH quản lý trực tiếp xác định số tiền, số ngày chậm đóng hoặc trốn đóng; tính khoản 0,03%/ngày và thông báo với người sử dụng lao động để đối chiếu.
Khoản này không nên được đánh đồng với xử phạt chậm đóng BHXH bằng tiền theo pháp luật xử lý vi phạm hành chính.
Ví dụ cách tính tiền chậm đóng BHXH
Giả sử số tiền thuộc trường hợp chậm đóng được xác định là 100 triệu đồng và thời gian chậm là 30 ngày.
Khoản phải nộp thêm minh họa:
100.000.000 × 0,03% × 30 = 900.000 đồng
Như vậy, khoản phát sinh theo công thức là 900.000 đồng.
Đây chỉ là ví dụ minh họa cách tính. Số tiền chậm đóng và số ngày chậm đóng thực tế cần được xác định theo quy định và dữ liệu của từng trường hợp.
Số ngày chậm đóng bắt đầu tính từ khi nào?
Không nên tự lấy ngày doanh nghiệp phát hiện sai sót làm ngày bắt đầu.
Nghị định 274/2025/NĐ-CP quy định cách xác định số ngày tương ứng với từng trường hợp. Về nguyên tắc, thời gian được xác định từ ngày sau thời hạn đăng ký hoặc thời hạn đóng chậm nhất tương ứng đến thời điểm được xác định theo quy định.
Do đó, HR cần đối chiếu kỳ đóng và thời hạn pháp luật thay vì chỉ dựa trên ngày kế toán thực tế chuyển tiền.
Công ty chậm đóng BHXH có ảnh hưởng đến người lao động không?
Có thể có ảnh hưởng đến quá trình ghi nhận tham gia và việc giải quyết quyền lợi liên quan. Tuy nhiên, không nên kết luận rằng cứ công ty chậm đóng BHXH thì người lao động lập tức mất toàn bộ quyền lợi.
Từng chế độ cần được xem xét theo điều kiện hưởng và dữ liệu đóng thực tế.
Dữ liệu quá trình tham gia BHXH
Người lao động nên kiểm tra quá trình tham gia để xác định:
- Thời gian đã được ghi nhận
- Tháng nào chưa được ghi nhận đầy đủ
- Mức tiền lương làm căn cứ đóng
- Thông tin đơn vị sử dụng lao động
Nếu phát hiện khoảng thời gian bất thường, người lao động có thể đối chiếu với hợp đồng lao động, bảng lương và thông tin từ doanh nghiệp.
Quyền lợi BHXH của người lao động
Việc chậm hoàn thành nghĩa vụ đóng có thể làm phát sinh vấn đề khi dữ liệu đóng chưa đầy đủ tại thời điểm người lao động thực hiện thủ tục hưởng chế độ.
Mức độ ảnh hưởng không giống nhau trong mọi trường hợp. Vì vậy, cần kiểm tra từng chế độ BHXH cụ thể thay vì đưa ra kết luận chung.
Bảo hiểm thất nghiệp
Điều 38 đến Điều 41 Luật BHXH 2024 đồng thời đề cập BHXH bắt buộc và BHTN.
Vì vậy, khi HR rà soát tình trạng doanh nghiệp chậm đóng BHXH, cũng cần kiểm tra nghĩa vụ BHTN tương ứng, đặc biệt khi người lao động chấm dứt hợp đồng và cần hoàn thiện hồ sơ liên quan.
BHYT có xử lý giống BHXH và BHTN không?
Không nên mặc định như vậy.
BHXH, BHTN và bảo hiểm y tế (BHYT) đều có liên quan đến quản trị lao động. Tuy nhiên, cơ chế chậm đóng và trốn đóng tại Điều 38 đến Điều 41 Luật BHXH 2024 đang đề cập trực tiếp đến BHXH bắt buộc và BHTN.
Các nghĩa vụ và chế tài về BHYT phải đối chiếu quy định pháp luật về BHYT tương ứng.
Người lao động phát hiện công ty chậm đóng BHXH nên làm gì?
Nếu phát hiện dữ liệu có dấu hiệu thiếu hoặc gián đoạn, người lao động có thể xử lý theo bốn bước cơ bản.
Bước 1: Kiểm tra quá trình tham gia BHXH
Trước tiên, kiểm tra thông tin tham gia thực tế. Không nên chỉ dựa vào việc tiền BHXH đã được khấu trừ trên bảng lương để kết luận cơ quan BHXH đã ghi nhận đầy đủ.
Bước 2: Trao đổi HR / bộ phận phụ trách
Người lao động nên yêu cầu làm rõ:
- Tháng nào chưa được ghi nhận
- Mức tiền lương làm căn cứ đóng
- Khoảng thời gian đang thiếu
- Nguyên nhân chưa ghi nhận
- Kế hoạch khắc phục của doanh nghiệp
Bước này giúp phân biệt lỗi cập nhật dữ liệu với trường hợp công ty đóng BHXH muộn thực tế.
Bước 3: Lưu tài liệu liên quan
Các tài liệu nên được lưu gồm:
- Hợp đồng lao động
- Bảng lương
- Dữ liệu quá trình tham gia BHXH
- Tài liệu thể hiện việc trao đổi với doanh nghiệp
- Các giấy tờ khác có liên quan
Tài liệu đầy đủ sẽ giúp việc đối chiếu thuận lợi hơn nếu phát sinh tranh chấp.
Bước 4: Thực hiện quyền khiếu nại, phản ánh khi cần
Nếu vấn đề không được làm rõ hoặc quyền lợi bị ảnh hưởng, người lao động có thể sử dụng các quyền khiếu nại, tố cáo hoặc các cơ chế bảo vệ quyền lợi theo quy định.
Nghị định 274/2025/NĐ-CP có quy định riêng về khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực BHXH.
Phần này chỉ nêu nguyên tắc. Trình tự, cơ quan tiếp nhận và hồ sơ khiếu nại khi công ty không đóng BHXH cần được trình bày trong nội dung chuyên biệt để tránh nhầm lẫn giữa các thủ tục.
HR và doanh nghiệp cần làm gì khi phát hiện chậm đóng BHXH?
Với HR, C&B và kế toán, câu hỏi công ty chậm đóng BHXH bị phạt thế nào chỉ là một phần của vấn đề. Việc cần làm trước tiên là xác định chính xác sai lệch và xử lý sớm.
Xác định số tháng và số tiền đang chậm đóng
HR nên đối chiếu:
- Danh sách người lao động thuộc diện tham gia
- Biến động tăng, giảm lao động
- Mức tiền lương làm căn cứ đóng
- Kỳ đóng
- Số tiền đã đóng
- Số tiền còn thiếu
- Thời điểm phát sinh sai lệch
Không nên chỉ dựa vào tổng số tiền mà kế toán đang ghi nhận là “nợ BHXH”.
Phân biệt chậm đóng với dấu hiệu trốn đóng
Đây là bước quan trọng. Luật BHXH 2024 đã phân định chậm đóng BHXH tại Điều 38 và trốn đóng BHXH tại Điều 39. Nghị định 274/2025/NĐ-CP tiếp tục hướng dẫn việc xác định hai nhóm hành vi.
HR nên rà soát từng trường hợp cụ thể trước khi phân loại.
Hoàn thành nghĩa vụ đóng và khoản phát sinh
Nếu được xác định thuộc trường hợp chậm đóng, doanh nghiệp cần xử lý theo nguyên tắc:
Số tiền chậm đóng + khoản 0,03%/ngày + nghĩa vụ khác phát sinh theo quy định nếu có
Việc công ty đã đóng bù không đồng nghĩa mọi vấn đề về xử phạt hành chính trước đó tự động không còn.
Rà soát lại quy trình payroll và BHXH
Đây là bước giúp hạn chế tái diễn. Doanh nghiệp có thể thiết lập checklist hằng tháng:
- Ai chốt danh sách tăng, giảm lao động?
- Ai kiểm tra mức lương làm căn cứ đóng?
- Ai chốt payroll?
- Ai duyệt khoản tiền BHXH?
- Ai kiểm tra kết quả sau khi thực hiện?
- Deadline nội bộ có sớm hơn thời hạn pháp luật không?
Với doanh nghiệp có số lượng lao động lớn, nên có ít nhất một bước đối chiếu chéo giữa HR/C&B và kế toán trước thời hạn đóng.
Ví dụ công ty chậm đóng BHXH và cách xác định trách nhiệm
Ba tình huống dưới đây giúp hình dung rõ hơn công ty chậm đóng BHXH bị phạt thế nào trong thực tế.
Tình huống 1: Đã đăng ký nhưng đóng muộn
Doanh nghiệp đã đăng ký BHXH cho nhân viên đầy đủ nhưng đến thời hạn vẫn chưa hoàn thành số tiền phải đóng.
Trước tiên cần xác định số tiền, số ngày chậm đóng và xem hành vi có thuộc trường hợp chậm đóng theo Điều 38 hay không.
Nếu đúng, biện pháp xử lý tại Điều 40 được áp dụng. Việc xử phạt hành chính được xác định theo quy định xử phạt hiện hành.
Tình huống 2: HR bỏ sót nhân viên mới
Một nhân viên thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc nhưng HR chưa thực hiện thủ tục đăng ký đúng thời hạn.
Không nên chỉ kết luận “công ty chậm đóng BHXH”. Cần kiểm tra:
Ngày người lao động thuộc diện tham gia → thời hạn đăng ký → thời gian chưa đăng ký → điều kiện tại Điều 38 và Điều 39
Sau đó mới xác định hành vi thuộc chậm đóng hay trường hợp pháp lý khác.
Tình huống 3: Đăng ký mức tiền lương đóng thấp hơn quy định
Trường hợp doanh nghiệp đóng BHXH trên mức tiền lương thấp hơn mức phải đóng không nên mặc định xem là chậm đóng.
Cần đối chiếu bản chất hành vi và quy định liên quan để xác định đây là trường hợp đóng không đúng mức mà không phải trốn đóng hay đã có dấu hiệu thuộc nhóm trốn đóng.
Cách phân loại sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến căn cứ xử lý.
Căn cứ pháp lý về xử lý công ty chậm đóng BHXH
Khi xác định công ty chậm đóng BHXH bị phạt thế nào trong năm 2026, ba văn bản chính cần đối chiếu gồm:
Luật Bảo hiểm xã hội 2024 – số 41/2024/QH15
- Điều 38: Chậm đóng BHXH bắt buộc, BHTN
- Điều 39: Trốn đóng BHXH bắt buộc, BHTN
- Điều 40: Biện pháp xử lý hành vi chậm đóng
- Điều 41: Biện pháp xử lý hành vi trốn đóng
Nghị định 274/2025/NĐ-CP
- Hướng dẫn xác định chậm đóng, trốn đóng
- Xác định số tiền chậm đóng
- Xác định số ngày chậm đóng
- Tổ chức thu khoản 0,03%/ngày
- Quy định về khiếu nại, tố cáo BHXH
Nghị định được ban hành ngày 16/10/2025 và có hiệu lực từ ngày 30/11/2025.
Nghị định 12/2022/NĐ-CP
- Điều 6: nguyên tắc về mức phạt tiền đối với cá nhân, tổ chức
- Điều 39: xử phạt vi phạm quy định về đóng BHXH bắt buộc, BHTN
Các văn bản cần được đối chiếu theo tình trạng hiệu lực tại thời điểm xử lý vụ việc.
Kết luận
Công ty chậm đóng BHXH bị phạt thế nào phụ thuộc vào hành vi và tình trạng thực tế. Doanh nghiệp có thể phải đóng đủ số tiền còn thiếu, nộp thêm 0,03%/ngày và chịu xử phạt hành chính khi đủ căn cứ. HR nên kiểm soát đối tượng, mức đóng và thời hạn ngay từ từng kỳ lương. Người lao động cũng nên chủ động kiểm tra quá trình tham gia để phát hiện sớm những tháng chưa được ghi nhận và yêu cầu làm rõ khi có sai lệch.
Liên hệ:
- Hotline: 0902 717 228
- Website: nonbaohieminlogo.vn
- Email: nonbaohieminlogo@gmail.com
Câu hỏi thường gặp
Không nên chỉ dựa vào cách gọi “chậm một tháng” để kết luận. Cần xác định thời hạn đóng áp dụng, ngày thực tế hoàn thành nghĩa vụ và hành vi có thuộc Điều 38 Luật BHXH 2024 hay không. Nếu đủ căn cứ xác định chậm đóng, doanh nghiệp phải thực hiện các biện pháp xử lý theo Điều 40 và có thể bị xử phạt hành chính.
Theo Điều 40 Luật BHXH 2024, người sử dụng lao động phải đóng đủ số tiền chậm đóng và nộp thêm 0,03%/ngày tính trên số tiền BHXH, BHTN chậm đóng và số ngày chậm đóng. Khoản này khác với tiền phạt vi phạm hành chính có thể phát sinh.
Không nên sử dụng duy nhất một mốc thời gian để kết luận. Việc xác định phải căn cứ loại hành vi, thời hạn và điều kiện tại Điều 38, Điều 39 Luật BHXH 2024 cùng Nghị định 274/2025/NĐ-CP. Một số trường hợp có lý do khách quan còn được quy định không bị coi là trốn đóng.
Có thể. Điều 40 Luật BHXH 2024 quy định một trong các biện pháp xử lý hành vi chậm đóng là xử phạt vi phạm hành chính theo quy định pháp luật. Mức phạt cụ thể cần căn cứ hành vi, số tiền phải đóng và chủ thể vi phạm.
Không nên hiểu rằng người lao động có thể tự thay doanh nghiệp hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ đang chậm đóng. Pháp luật xác định trách nhiệm đóng của từng chủ thể. Khi phát hiện công ty chậm đóng, người lao động nên kiểm tra dữ liệu và yêu cầu người sử dụng lao động làm rõ, khắc phục nghĩa vụ thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp.
Việc đóng bù giúp khắc phục nghĩa vụ về số tiền còn thiếu nhưng không đồng nghĩa hành vi vi phạm hành chính trước đó tự động được xóa.
Nói ngắn gọn: Khắc phục số tiền chậm đóng ≠ tự động loại bỏ trách nhiệm xử phạt.
Việc có xử phạt hay không phải căn cứ quy định và tình tiết của vụ việc cụ thể.
